Modifications apportées aux trois règlements d’application de la Loi sur les contrats des organismes publics

Le 11 novembre 2015, trois (3) projets de règlement modifiant i) le Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics, ii) le Règlement sur les contrats de services des organismes publics et iii) le Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics ont été publiés dans la Gazette officielle du Québec (Projets de règlement).

Par l’adoption de ces Projets de règlement, le gouvernement souhaite modifier principalement le contenu de l’avis et des documents d’appel d’offres et les dispositions relatives aux conditions de conformité des soumissions.

À ces modifications s’ajoutent la mise en place de mesures relatives à la transmission de soumissions électroniques par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres (SEAO) ainsi que l’obligation pour un organisme public de présenter, sur demande écrite d’un soumissionnaire, les résultats de l’évaluation qualitative de sa soumission.

Modifications des conditions de conformité

Tels qu’ils sont proposés, les Projets de règlement modifient de façon significative les conditions de conformité contenues dans les documents d’appel d’offres. Rappelons que les règlements actuels¹ prévoient l’obligation pour les organismes publics d’inclure dans leurs documents d’appel d’offres des conditions de conformité dont le non-respect entraîne le rejet automatique de la soumission.

À ce titre, les Projets de règlement proposent des amendements afin de permettre à un organisme public de prévoir des conditions de conformité qui pourront faire l’objet d’une correction par un soumissionnaire en présence d’une irrégularité. Ces nouvelles dispositions prévoient toutefois que le soumissionnaire devra remédier à l’irrégularité dans le délai imparti par l’organisme public, à défaut de quoi la soumission sera rejetée automatiquement.

Les Projets de règlement proposent également le retrait de certaines conditions de conformité que les organismes publics doivent obligatoirement inclure dans leurs documents d’appel d’offres en vertu des dispositions réglementaires actuelles. Ainsi, à moins d’être élevées au rang de « condition de conformité » par l’organisme public, les irrégularités suivantes n’entraîneront plus le rejet automatique d’une soumission :

• l’absence d’un document requis;
• l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée autre que celle constatant l’engagement du soumissionnaire ou sur celui relatif au prix; et
• une rature ou une correction apportée au prix soumis et non paraphée.

Transmission des résultats de l’évaluation qualitative de la soumission

Les Projets de règlement prévoient la possibilité pour un soumissionnaire de formuler une demande écrite afin d’obtenir les résultats de l’évaluation qualitative de sa soumission. L’organisme public devra ainsi, après adjudication et sur réception de cette demande écrite, lui présenter les résultats de l’évaluation de sa soumission pour chacun des critères utilisés pour l’appréciation de la qualité et lui exposer sommairement les motifs justifiant le fait que sa soumission n’ait pas été retenue.

Transmission électronique des soumissions

Les Projets de règlement proposent des mesures relatives à la transmission de soumissions par voie électronique. Dans leur forme actuelle, les Projets de règlement prévoient que les soumissionnaires pourront, pour autant que les documents d’appel d’offres le prévoient, transmettre leur soumission par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres (SEAO). Sera même considérée comme une non-conformité entraînant le rejet automatique d’une soumission, le fait qu’elle n’ait pas été transmise par l’intermédiaire de SEAO dans l’éventualité où ce mode de transmission était prévu dans les documents d’appel d’offres et où le soumissionnaire optait pour le dépôt électronique.

Coût total d’acquisition

La notion de coût total d’acquisition permet à l’organisme public, à l’étape de la détermination du prix le plus bas ou du prix ajusté, de prendre en considération les coûts additionnels qui ne sont pas inclus dans la proposition des soumissionnaires. Cette notion de coût total d’acquisition ne concerne toutefois que le Règlement modifiant le Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics.

Cet ajustement doit être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables identifiés aux documents d’appel d’offres. Les coûts additionnels correspondent aux coûts que devrait assumer l’organisme pendant la durée de vie utile des biens acquis et peuvent, notamment, comprendre des coûts d’installation, d’entretien, de soutien et de formation qui ne sont pas déjà inclus dans le prix soumis. La valeur de ces coûts devra être communiquée à chaque soumissionnaire dans les quinze (15) jours de l’adjudication du contrat.

Essais de conformité

En ce qui a trait au projet de Règlement modifiant le Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics, le gouvernement prévoit également la possibilité pour les organismes publics d’exiger, selon certaines modalités, la tenue d’essais de conformité à l’égard des biens proposés par les soumissionnaires².

Conclusion

Les Projets de règlement proposent également des ajustements de concordance aux règles proposées par le projet de Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information publié à cette même date dans la Gazette officielle du Québec. Pour de plus amples renseignements quant aux ajustements suggérés par le gouvernement, nous vous référons à notre bulletin de novembre 2015.

Le gouvernement a amorcé une période de consultations publiques de 45 jours (jusqu’au 28 décembre 2015) au cours de laquelle toute personne intéressée peut formuler des commentaires écrits relatifs aux Projets de règlement.

En conclusion, il sera important pour les fournisseurs et prestataires de services faisant régulièrement affaire avec l’administration publique de porter une attention particulière dans les prochains mois quant aux modifications qui seront apportées aux documents d’appel d’offres, particulièrement en regard des conditions d’admissibilité et de conformité, de même qu’à l’exigence de déposer une soumission par voie électronique.

Notes

¹ Nous vous référons au Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics, au Règlement sur les contrats de services des organismes publics et au Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics.

² Ces conditions de conformité sont également incluses dans le projet de Règlement sur les contrats d’organisme public en matière de technologies de l’information publié dans la Gazette officielle du Québec le 11 novembre 2015